Ein Aha-Moment
Heute ein Praxisbeispiel aus einem Bereich, in dem Anwendungsfälle für KI manchmal übersehen werden. Ich habe mir eine wiederkehrende Arbeitsroutine aus dem Controlling zeigen lassen.
Jeden Monat werden Arbeitsstunden aus SAP exportiert und in Excel aufbereitet. Unwichtige Zeilen und Spalten müssen entfernt, neue Spalten ergänzt und Formeln eingefügt werden.
Parallel wird eine zweite Tabelle aus Confluence, einem internen Wiki und Dokumentationstool, exportiert. Sie enthält die Zuordnung von Personen, Projekten und Stunden. Auch diese Daten müssen zunächst aufbereitet werden, bevor beide Tabellen miteinander verglichen werden können.
Bei Abweichungen werden anschließend die betroffenen Personen per E-Mail angeschrieben. Derselbe fehleranfällige Ablauf wiederholt sich jeden Monat für unterschiedliche Projekte und benötigt mehrere Stunden.
Für mich begann die Optimierung mit der Frage: „Welche Schritte benötigen tatsächlich eine menschliche Beurteilung?“
Das Ergebnis: Nur die gefundenen Abweichungen müssen noch menschlich auf Plausibilität geprüft werden.
Gemeinsam haben wir in zwei Stunden einen Workflow aufgesetzt, der die Daten automatisiert zusammenführt und in einer einheitlichen Excel-Tabelle aufbereitet. Abweichungen werden markiert, übersichtlich sortiert und passende E-Mails vorformuliert. Aus mehreren Stunden manueller Arbeit wurde damit ein kurzer Reviewprozess für die Abweichungen und das damit verbundene, bewusste manuelle Versenden der E-Mail-Entwürfe.
Durch das gemeinsame Erarbeiten des Workflows kam es zu einem Aha-Moment: „Das ist ja großartig, ich hätte nicht gedacht, dass das funktioniert.“ Daraus entstanden direkt mehrere Effekte:
Changeprozess: KI ist kein abstraktes Tool oder eine Bedrohung für meinen Arbeitsplatz, sondern ein Werkzeug, das bei einer konkreten Aufgabe unterstützt.
Befähigung: Die Person konnte anschließend selbstständig weitere Workflows umsetzen.
Motivation: Plötzlich sprudelte es nur so vor Ideen für die nächsten Automatisierungen.
Befähigung entsteht nicht durch eine allgemeine Toolvorstellung, sondern durch das gemeinsame Lösen eines echten Problems. So macht Arbeiten Spaß.
Kennt ihr aus eurem Umfeld ähnliche Aha-Momente mit KI-Tools?
